Gurmehub’da bir süredir üzerinde çalıştığımız Hubi artık yayında. Hubi, yapay zekâ destekli bir ön muhasebe programı; ama onu anlatırken “bir ön muhasebe programı daha yaptık” demek içime sinmiyor. Çünkü işe başlarken kendimize sorduğumuz soru “hangi ekranları koyalım?” değil, “kullanıcı ekranlarla hiç uğraşmasa nasıl olurdu?” oldu.
Bu yazıda Hubi’yi geliştirirken bizi neyin motive ettiğini, neden klasik bir panel yerine bir yapay zekâ ajanı tasarladığımızı ve logosunu çizerken nelere dikkat ettiğimi anlatmak istiyorum. Sonrasında uygulamanın bugün neler yapabildiğine de kısaca değineceğim.
Neden bir ön muhasebe programı daha?
Gurmehub’da yıllardır e-ticaret yapan işletmelerin arka plandaki işlerini kolaylaştıran ürünler geliştiriyoruz: POS Entegratör ile ödeme, Kargo Entegratör ile kargo, Fatura Entegratör ile fatura, son olarak da Stok Entegratör ile pazaryeri tarafı. Bu ürünlerin her biri işin bir parçasını çözüyor; hepsinin sonunda varılan yer ise aynı: muhasebe.
Destek tarafında geçirdiğim yıllarda en çok gördüğüm şey şuydu: kullanıcılar ne yapmak istediklerini gayet iyi biliyor, ama bunu programda nerede yapacaklarını bulmakta zorlanıyor. “Şu müşteriye fatura keseceğim” cümlesi çok net. O cümleyi doğru menüye, doğru forma ve doğru belge türüne çevirmek ise ayrı bir iş.
Hubi’nin çıkış noktası tam olarak bu oldu: madem kullanıcı ne istediğini bir cümleyle söyleyebiliyor, program da o cümleyi anlayabilmeli.
Menü yerine bir ajan
Ön muhasebe programlarının çoğu benzer bir mantıkla çalışıyor: solda bir menü, içinde onlarca ekran, her ekranda doldurulacak formlar. Biz Hubi’de bunu tersine çevirmek istedik: ne yapmak istediğinizi yazarsınız, işi Hubi yapar.
“Yılmaz Ticaret’e 25 LED panel için fatura kes, tanesi 840 TL.”
Bu cümleyi yazdığınızda Hubi alıcının e-Fatura mükellefi olup olmadığına bakıyor, doğru belge türünü seçiyor ve faturayı kesiyor. Form doldurmanız ya da “e-Fatura mı, e-Arşiv mi?” diye düşünmeniz gerekmiyor.
Burada “yapay zekâ destekli” ile “ajan” arasındaki farkı önemsiyorum. Bir programa sohbet kutusu ekleyip sorulara cevap veren bir asistan yapmak görece kolay. Ajan ise işi gerçekten yapıyor: kaydı açıyor, faturayı kesiyor, siparişi çekiyor. Bu fark, tasarım tarafında bambaşka sorular doğuruyor.
Bir ajan tasarlarken öğrendiklerim
Uygulamanın arayüz tasarımında görev aldım ve alıştığım işlerden farklı bir deneyim oldu. Bir form tasarlarken kullanıcının hangi adımda ne göreceğini bilirsiniz; bir ajan tasarlarken kullanıcının ne yazacağını bilemezsiniz. Yol boyunca dikkat ettiğimiz birkaç şey:
- Komut ezberletmemek. Kullanıcı bir iş arkadaşına yazar gibi yazabilmeli. “Trendyol siparişlerimi faturalandır” da, “dün kestiğim faturaları listele” de aynı doğallıkla çalışmalı.
- Yapılan işi göstermek. Ajan bir iş yaptığında ne yaptığını açıkça göstermeli: kesilen faturanın özeti, çekilen siparişlerin listesi, bulunan hatalar. Kontrol her zaman kullanıcıda kalmalı.
- Hatayı önceden yakalamak. Eksik vergi numarası, ürün kartıyla uyuşmayan KDV oranı ya da iki kez faturalanmış bir sipariş; bunlar fatura gönderilmeden önce fark edilmeli.
- Klasik ekranları atmamak. Herkes her işi yazarak yapmak istemez. Fatura, cari, stok ve nakit ekranları Hubi’de yerli yerinde duruyor; ajan onların yerine geçmiyor, yanlarında çalışıyor.
Logonun hikayesi: bir not defterine göz çizmek
Hubi’nin logosunu ben tasarladım ve bu projede keyifle yaptığım işlerden biri oldu. Çıkış noktam basitti: Hubi bir yazılımdan çok, yanınızda çalışan biri gibi hissettirmeliydi.
Muhasebe deyince akla gelen ilk nesnelerden biri defter. Ben de spiralli bir not defteri çizdim, üzerine iki göz koydum, altından da bir sayfa ayracı sarkıttım. Rengi kırmızı; yazı tarafında yuvarlak hatlı küçük harfler kullandım ve “i”nin noktasına logonun kırmızısını verdim.
Logonun bir karakter olması tesadüf değil. Hubi’ye bir şey yazdığınızda karşınızda bir muhatap olsun istedik; boş bir giriş kutusuna yazmakla size bakan bir karaktere yazmak aynı şey değil 🙂
Hubi bugün neler yapıyor?
Uzun bir özellik listesine girmeden, günlük işte en çok karşılık bulan kısımları şöyle özetleyebilirim:
- Yazarak fatura kesiyor. Kime, ne için, ne kadarlık fatura keseceğinizi yazmanız yeterli; e-Fatura mı e-Arşiv mi olacağına Hubi bakıyor.
- Siparişleri çekip faturalandırıyor. Trendyol, Hepsiburada, n11, Amazon, Shopify, WooCommerce ve ikas gibi kanallardaki siparişler faturası ve stoğuyla birlikte muhasebeleşiyor.
- Raporu sorarak veriyor. “Ekim’de en çok fatura kestiğim müşteriler kim?” diye sormanız yetiyor; rapor ekranlarında aramanız gerekmiyor.
- Eksik ve hataları buluyor. Faturalarınızı tarıyor, sorunlu kayıtları size gösteriyor.
- Her şeyi tek panelde tutuyor. Fatura, cari, stok, nakit ve gelir-gider aynı yerde; kayıtlar birbirine bağlı.
- Mevcut e-fatura entegratörünüzle çalışıyor. Uyumsoft, QNB eFinans, TÜRMOB ya da Trendyol E-Faturam hesabınızı bağlayabiliyorsunuz; e-fatura için sağlayıcı değiştirmeniz gerekmiyor.
Ajanın neler yapabildiğini örnekleriyle görmek isterseniz Hubi’ye Sor sayfasına, programın tamamı için ön muhasebe programı sayfasına göz atabilirsiniz.
Benim payıma düşenler
Hubi’de logonun yanında uygulamanın arayüz tasarımında, hubiyle.com tanıtım sitesinin geliştirilmesinde ve pazarlama tarafında görev aldım. Uygulamanın kendisi ise ekipçe verdiğimiz bir emeğin ürünü.
Son söz
Hubi daha yolun başında ve öğrenecek çok şeyimiz var. Ama şunu şimdiden görebiliyorum: bir işi anlatmak, o işi yapacağınız ekranı aramaktan daha kolay.
Siz de denemek isterseniz Hubi’yi ücretsiz kullanmaya başlayabilirsiniz; kredi kartı gerekmiyor. Deneyip takıldığınız ya da “şu da olsa” dediğiniz bir şey olursa bana yazın, geri bildirimlerinizi duymayı çok isterim. 🚀
